Die Digitalisierung ist ein schneller Prozess, der Unternehmen dazu zwingt ständig neue Technologien zu implementieren. Veränderungen kosten zwar oft Zeit, weil man sich an neue Dinge gewöhnen muss, letztendlich erleichtern sie in diesem Fall aber auch Prozesse und sind sogar sehr hilfreich für Unternehmen. Die Implementierung neuer Technologien ist für alle Unternehmen unerlässlich. Eine dieser Technologien, die Prozesse erleichtern und Transparenz schaffen, ist eine mobile Anbindung des Außendienstes durch eine Field Service Management App. Was nutzt so eine Außendienst-App, wofür wird sie angewendet und welche Ziele kann ich mit solch einer App erreichen? Insbesondere durch die Ausstattung aller relevanten Instanzen mit einem mobilen Endgerät und den damit verbundenen Einsatz einer solchen App, ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen Disponenten, Serviceleitern und Technikern. Obwohl der Gedanke, auf mobile Technologie umzusteigen, für einige entmutigend sein mag, ist der Übergang vielleicht nicht so schwierig wie erwartet. Um in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld zu überleben, müssen Unternehmen die Technologie früher als später annehmen. Dieser Artikel diskutiert die Bedeutung von Apps und wie sie zur Verbesserung von Prozessen im Field Service Management eingesetzt werden können. Je nachdem, welche speziellen Bedürfnisse Ihr Unternehmen hat, haben sich mobile Apps als vielseitige Helfer in der Außendienststeuerung erwiesen. Derzeit gibt es unzählige Apps zur Auswahl, von denen viele eine bestimmte Funktion Ihres Unternehmens optimieren, z. B. Kommunikationsdisposition, Terminplanung und sogar Rechnungsstellung. Wir zeigen, welche Möglichkeiten Unternehmen mit einer Field Service Management App haben und nennen 5 Gründe, die für den Einsatz solch einer Technologie sprechen. GRUND 1 KUNDENINFORMATIONEN IMMER AUF ABRUF Anstelle von zeit- und platzfressenden Aktenschränken und endlosem Papierkram, schaffen Field Service Management Apps ein cleveres, transparentes und digitales Dokumentenmanagement und erleichtern die Erfassung von Kundeninformationen direkt vor Ort. Dies sorgt für eine erhebliche Effizienz Ihrer Techniker durch den permanenten Zugriff auf alle für den Auftrag und Kunden relevanten Daten und schafft so eine Kundenzufriedenheit. Denn wiederholte Besuche bei Kunden sind oftmals ein Resultat aus falschem Materialhandling – der Service-Techniker verfügt einfach nicht über die erforderlichen Werkzeuge oder Ersatzteile – oder aus ungenügenden Informationen und keine ausreichende Vorbereitung auf den Termin. Durch digitale Auftragsdaten, ein Echtzeit-Materialhandling und beispielsweise die Erfassung der Signatur, sparen Unternehmen neben jeder Menge Papier auch wertvolle Arbeitszeit. GRUND 2 LOHNABRECHNUNG EFFIZIENTER GESTALTEN Arbeitsstundenprotokolle, Arbeitsaufträge, Materialhandling und Gerätenutzung. Ein Service-Techniker muss im Laufe seines Arbeitstages allerhand Informationen an das Backoffice übermitteln. Für die Buchhaltung und auch den Außendienstmitarbeiter eine zeitaufreibende und fehleranfällige Arbeit, die für Frust und Ineffizienz sorgen kann. Mit einer intelligenten Field Service Management App schaffen Unternehmen Transparenz und Effizienz, denn alle relevanten Daten können unmittelbar über die App eingetragen werden oder werden sogar automatisch erfasst und geben die relevanten Informationen direkt an das Backoffice weiter. So behalten Sie transparent und in Echtzeit den Überblick über Auftragslagen, Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaube und sorgen für konsistente, pünktliche und genaue Lohnabrechnungen. GRUND 3 AGIL REAGIEREN MITTELS DATEN IN ECHTZEIT Für Service-Manager ist es weitaus effizienter, Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen, als Vermutungen anzustellen oder veraltete Informationen zu verwenden. Mit einer Field Service Management App erhalten Sie Zugriff auf Daten wie Technikerauslastung, Servicegeschwindigkeit und sogar den Standort der Techniker über GPS. So können Sie unmittelbar auf Not- oder Ausfälle reagieren und stets den richtigen Techniker zur richtigen Zeit am richtigen Auftrag haben. GRUND 4 DIREKTES KUNDENFEEDBACK Ihre Service-Techniker haben in der Regel den ersten und direkten Kontakt zu Ihren Kunden. Nutzen Sie dies. Versuchen Sie die Wünsche Ihrer Kunden zu verstehen, Ihren Service permanent zu optimieren und Ihre Service-Techniker zu fördern. Mit einer Field Service Management App können Sie gezielte Fragen vorbereiten, die ein ausführliches Feedback Ihres Kunden einholen. Ihr Außendienst-Mitarbeiter wird durch alle Fragen in der App geführt und kann die Rückmeldungen des Kunden direkt eintrage. Oder Sie bitten Ihre Kunden nach dem abgeschlossenen Auftrag online ein Feedback abzugeben und speichern die relevanten Auswertungen in den Auftragsdaten, sodass Ihre Techniker beim nächsten Termin wissen, worauf Sie achten müssen, was sie besser machen können oder was gut war. So verwandeln sich kurze Umfragen und ein Kundenfeedback schnell zu Business Intelligence. GRUND 5 HALTEN SIE ALLE IN VERBINDUNG Mit einer mobilen Außendienst-App bleibt Ihr gesamtes Team, vom Disponenten über den Serviceleiter bis hin zum Techniker, den ganzen Tag über in Verbindung. Mit Field Service Management Apps können Sie ständig miteinander kommunizieren und kurzfristige Anpassungen direkt vornehmen. Leiten Sie den am besten geeigneten Techniker zu einem bestimmten Auftrag. Ein Notfall kommt rein? Leiten Sie den Techniker mit dem kürzesten Weg oder dem richtigen Skill-Set direkt zu dem Auftrag und verteilen seine Aufträge um. Informieren Sie frühzeitig Ihre Kunden über Verspätungen oder Umplanungen und steigern Sie so die Kundenzufriedenheit. Erhöhen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter durch transparente Informationen und einen täglichen digitalen Begleiter, der sie durch alle Prozessschritte führt, Fehler vermeidet und Arbeit abnimmt. DIE PASSENDE FIELD SERVICE MANAGEMENT APP: FLS MOBILE IN DER FLOW EDITION Unsere Idee: Eine mobile Außendienstlösung, die Potenziale der Digitalisierung ausschöpft und den Mitarbeiter vor Ort schnell und einfach unterstützt, ohne Mehrarbeit zu verursachen. Sie soll aber nicht nur Datenverwalter sein, sondern mit eigener Intelligenz für mehr Effizienz im Serviceprozess sorgen. MEHR ÜBER FLS MOBILE › Lesen Sie mehr: Warum Sie eine Außendienst-App nutzen sollten. FLS MOBILE in der FLOW Edition – eine clevere Außendienst-App neu gedacht.